Comment animer une réunion à distance ?

Dans notre société et nos entreprises, l’utilisation du numérique est de plus en plus courante. Le télétravail prend une place importante, et pourtant il ne faut pas en exclure le côte humain, d’où l’importance de réunions.

Le support technique et numérique est un acteur principal pour le bon fonctionnement d’une réunion, et il en existe plusieurs : zoom, klaxoon, whatsapp.. L’outil numérique peut être un facteur de stress, et il faut le prendre en considération lorsqu’on veut organiser une réunion à distance. Il est nécessaire de prendre un petit temps inclus dans le temps de réunion pour remédier à certains problèmes techniques qui pourraient être engendrés, prévoyez une marge et un contenu pour celle-ci, ou faites des tests la veille.

Une réunion bien préparée

Mais pour une réunion efficace, bien animée, avec un bon contact humain, il semble important de suivre certains points.

Définissez en amont à quoi sert la réunion, le thème exact, l’ordre du jour. N’hésitez pas à proposer une alternative pour les personnes ayant des problèmes personnels, de stress ou autre pour éviter que cela n’empiète sur la réunion, notamment lorsque le travail est entièrement en distanciel.

Une réunion est beaucoup plus agréable lorsqu’on peut voir les personnes et les entendre, et c’est pour cela qu’un petit effectif est recommandé, 5 personnes serait le plus approprié, mais on peut augmenter le groupe jusqu’à environ 8 personnes pour que la réunion reste confortable pour tous ses utilisateurs. Gardez la caméra et le micro allumé pour faciliter les interactions.

Pour des réunions au delà de 8 personnes, l’utilisation d’un outil complémentaire ( klaxoon ) et l’utilisation d’un format type workshop ( atelier de travail ) est plus approprié. Réfléchissez à des outils collaboratifs ( slack, trello, teams…) plutôt qu’une réunion d’information descendante.

Lorsqu’on démarre une première réunion avec une équipe que l’on ne connaît pas ( démarrage d’un nouveau projet par exemple ), un tour de table est nécessaire pour que chacun puisse se présenter, et émettre ses attentes. De la même manière, au delà de 8 personnes le tour de table est vite ennuyeux, privilégiez un icebreaker plus ludique et dynamique.

Les rôles clés

Un point principal à faire dans chaque réunion, que ce soit avec une équipe régulière ou non, c’est d’attribuer trois rôles clés ( dans une équipe, les rôles tournent à chaque réunion ). Ces trois rôles sont l’animateur, le cadenceur et le pousse-décision. En effet, même si la réussite d’une réunion est une réussite collective, ces trois rôles notamment grâce à leur côté tournant, permettent à chacun de bien prendre conscience de sa part de responsabilités. Chacun à son tour pourra prendre sa place et participer différemment à la réunion.

L’animateur est un rôle fondamental, bien que la réussite de la réunion repose sur le collectif et non sur un seul individu. Il ne faut pas croire que c’est celui qui organise la réunion qui en est forcément l’animateur, cela peut très bien être quelqu’un d’autre. Il oriente les énergies, il fait en sorte que tout le monde puisse avoir la parole, même les plus timides, et il définit les modalités de la réunion. On estime qu’une réunion, qui plus est en distanciel, ne devrait pas dépasser les 45 minutes pour garder la concentration de tous les participants.

Le cadenceur, ou aussi appelé gardien du temps, va se mettre en accord avec l’animateur sur les directives qu’il va suivre, quand est-ce qu’il doit lui rappeler le temps pour qu’il soit bien réparti, son rôle par rapport à la durée totale de la réunion, ou alors son rôle par rapport à la durée d’intervention des participants.

Le pousse décision a un rôle de scribe, en distanciel il va partager son écran ( avec un document Word, un tableau blanc, …) pour permettre de focaliser les échanges. Le fait de noter ce qui se dit est un support pour canaliser la réunion vers son objectif et éviter les parenthèses trop larges. La prise de notes peut ensuite être partagée via un outil collaboratif, et permet aux personnes absentes ou avec des difficultés de connexion d’avoir accès aux informations importantes. La prise de notes n’est pas forcément un compte-rendu, c’est un support pour animer la réunion. En fonction des besoins, elle peut être retravaillée en fin de réunion pour produire un document.

Comme dit précédemment, en ce qui concerne les réunions régulières avec une même équipe, il est important de changer les rôles au cours des réunions, notamment pour éviter de prendre trop d’habitudes. Une bonne technique pour y remédier, c’est de prendre un petit temps en fin de réunion pour que chacun puisse donner son avis sur ce qui a marché, ou non.

A vos réunions !

Il est d’autant plus nécessaire d’être dans la pratique dans une réunion pour que tous les participants gardent leur attention et leur concentration. Il est difficile de rester concentrer face à un écran pendant plusieurs heures avec une seule personne qui s’exprime. N’hésitez pas à faire participer tout le monde.

En espérant que cet article vous aide pour vos prochaines animations de réunions à distance !

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